Kostenonderzoek bij vaste kostenvergoeding: wanneer moet je dat doen?

Voor gerichte vrijstellingen en intermediaire kosten mag je een vaste, onbelaste kostenvergoeding geven, die niet ten koste gaat van de vrije ruimte. Je moet dan wel vooraf kostenonderzoek doen.

Geen kostenonderzoek
Kosten die niet gericht zijn vrijgesteld en die geen intermediaire kosten zijn, gaan altijd ten laste van de vrije ruimte als je deze aanwijst als eindheffingsloon. Voor deze kosten hoef je aldus geen kostenonderzoek te doen. Wijs je de vergoeding niet aan als eindheffingsloon, dan behoort deze tot het loon van de werknemer.

Voorbeeld
Een verkooporganisatie heeft buitendienstmedewerkers in dienst. Zij zorgen voor de verkoop en zijn veel onderweg. De werkgever geeft een vaste kostenvergoeding van € 90 per maand voor de kosten die zij onderweg maken.

Geen kostenonderzoek
De werkgever heeft geen kostenonderzoek gedaan. Wel heeft hij de vaste kostenvergoeding aangewezen als eindheffingsloon. De vaste kostenvergoeding van € 90 komt ten laste van de vrije ruimte. Overschrijdt de werkgever de vrije ruimte, dan is hij 80% eindheffing verschuldigd.

Wel kostenonderzoek
Je adviseert de werkgever wel kostenonderzoek te doen, omdat de buitendienstmedewerkers kosten maken voor zaken die gericht vrijgesteld zijn, of onder de intermediaire kosten vallen. Uit het kostenonderzoek blijkt dat zij gemiddeld per maand de volgende kosten maken:

* De werkgever hoeft de vaste kostenvergoeding voor parkeren leaseauto en relatiegeschenken niet aan te wijzen als eindheffingsloon, omdat dit intermediaire kosten zijn. Omdat de werkgever een kostenonderzoek heeft gedaan, is dit geen loon voor de werknemer. De werkgever besluit op basis van het kostenonderzoek een vaste kostenvergoeding te geven voor bovenstaande bedragen. In totaal ontvangen de werknemers nu een vaste kostenvergoeding van € 103. In de tabel zie je welke kosten onder een gerichte vrijstelling vallen en welke kosten intermediaire kosten zijn. Ook zie je welke kosten de werkgever voor de werkkostenregeling moet aanwijzen als eindheffingsloon.

Niet ten laste van vrije ruimte
Omdat de werkgever een kostenonderzoek heeft gedaan, komen de volgende kosten niet ten laste van de vrije ruimte:

• parkeren leaseauto
• maaltijden en consumpties onderweg
• relatiegeschenken

Alleen de vergoeding van € 20 voor reiniging van de kostuums, komt ten laste van de vrije ruimte. Hierop is namelijk geen gerichte vrijstelling van toepassing en dit zijn geen intermediaire kosten.