Reizen met openbaar vervoer – wanneer is gerichte vrijstelling van toepassing?
Je kunt de zakelijke OV-kosten van een werknemer onbelast vergoeden door gebruik te maken van de gerichte vrijstelling. OV-bedrijven bieden verschillende producten aan, zoals abonnementen voor vrij reizen, vrij reizen op een vast traject, of vrij reizen op bepaalde momenten.
Recht op vrij reizen of korting
Dit kan bestaan uit:
- Een abonnement dat je voor de werknemer hebt afgesloten.
- Een abonnement dat de werknemer zelf heeft afgesloten en bij jou kan declareren.
- Gebruik van OV zonder abonnement via een mobiliteitskaart of -app, waarbij de kosten rechtstreeks bij jou in rekening worden gebracht.
- Gebruik van OV zonder abonnement via een mobiliteitskaart of -app, waarbij de kosten vooraf door jou worden betaald.
Gerichte vrijstelling
De vergoeding, verstrekking en terbeschikkingstelling van een recht op vrij reizen en korting is gericht vrijgesteld als de werknemer het recht ook gebruikt voor zakelijke reizen, waaronder woon-werkverkeer.
Let op: de vrijstelling geldt niet voor gedeclareerde privéreizen met een privéreisproduct.
Voorbeeld:
Een werknemer reist op eigen kosten met een mobiliteitskaart of -app zonder abonnement en declareert privéreiskosten bij de werkgever. Deze vergoeding is niet gericht vrijgesteld.
Let op: mobiliteitskaarten of -apps kunnen ook andere vormen van vervoer faciliteren, zoals taxi’s of fietsen. Voor de fiscale behandeling gelden de regels voor die vormen van vervoer.
Sinds 1 januari 2025 geldt de gerichte vrijstelling ook voor buitenlands OV.
Vergoeden kosten OV
Je kunt zakelijke OV-kosten onbelast vergoeden door gebruik te maken van de gerichte vrijstelling. Je hebt de volgende mogelijkheden:
- Maximaal € 0,23 per kilometer onbelast vergoeden of de werkelijke reiskosten vergoeden.
- Voor reizen deels met eigen vervoer en deels per OV, maximaal € 0,23 per kilometer onbelast vergoeden voor de volledige reisafstand.
- Een onbelaste vaste vergoeding van maximaal € 0,23 per kilometer.
Bewaar kopieën van vervoerbewijzen of overzichten van reizen en kosten voor zakelijke reizen met het OV bij de administratie.
Vergoeding voor recht op vrij reizen of korting
Als je een recht op vrij reizen of korting vergoedt en de werknemer dit ook zakelijk gebruikt, is de vergoeding vrijgesteld. Privégebruik is niet belast. Bij vrij reizen zijn er geen reiskosten, dus geen onbelaste vergoeding mogelijk. Bij korting kunnen zakelijke reiskosten (na korting) vrijgesteld worden vergoed.
Vergoeding voor mobiliteitskaart of mobiliteitsapp
Vergoed je een mobiliteitskaart of -app, dan geldt de vrijstelling niet voor gedeclareerde privéreizen zonder abonnement.
Voorbeeld:
Een werknemer declareert privéreiskosten gemaakt met een mobiliteitskaart of -app zonder abonnement. Deze vergoeding is niet vrijgesteld en kan bij het loon worden geteld.
Geen zakelijk gebruik
Bij geen zakelijk gebruik van vrij reizen of korting is de factuurwaarde loon van de werknemer, wat als eindheffingsloon kan worden aangewezen.
Verstrekken van vervoerbewijzen
Voor zakelijke reizen en woon-werkverkeer kun je vervoerbewijzen verstrekken. Losse kaartjes zijn onbelast, maar geen onbelaste reiskostenvergoeding mogelijk. Wel een vergoeding van
€ 0,23 per kilometer voor reizen naar het station of halte.
Recht op vrij reizen of korting
Als een werknemer een recht op vrij reizen of korting krijgt en dit gebruikt voor zakelijke reizen (inclusief woon-werkverkeer), is dit gericht vrijgesteld. Privégebruik is niet belast.
Let op: bij vrij reizen zijn er geen reiskosten, dus er is geen onbelaste vergoeding mogelijk. Bij korting kunnen zakelijke reiskosten (na korting) gericht vrijgesteld worden vergoed. Privéreiskosten na korting kunnen niet vrijgesteld worden vergoed.
Geen zakelijk gebruik
Bij geen zakelijk gebruik is de factuurwaarde loon voor de werknemer. Dit kan als eindheffingsloon worden aangewezen.
Vervoerbewijzen
Voor zakelijke reizen en woon-werkverkeer kan de werknemer met vervoerbewijzen reizen die door de werkgever worden verstrekt.
Vervoer van en naar station of halte
Voor reizen met eigen vervoer naar een station of halte mag je maximaal € 0,23 per kilometer onbelast vergoeden. Bij gebruik van een taxi mag je de werkelijke taxikosten onbelast vergoeden.
