Vaste kostenvergoedingen en langdurige afwezigheid: wat zijn de regels?
Wat zijn de regels over vaste (on)kostenvergoedingen bij (langdurige) afwezigheid van de werknemer? Los van de vaste reiskosten en thuiswerkvergoeding, staat hierover niets in het Handboek Loonheffingen.
- Mag je bijvoorbeeld een vaste internetvergoeding blijven vergoeden, omdat deze kosten ook doorlopen tijdens (langdurige) afwezigheid?
- Is het aannemelijk dat de kosten zijn gemaakt? Veel werkgevers stoppen de vergoedingen, maar wat is wel of niet toegestaan?
Lopende kalendermaand en maand daarna
Bij langdurige afwezigheid van de werknemer mag je gedurende de lopende kalendermaand en de maand erna de vaste kostenvergoeding onveranderd doorbetalen. Hierna is een aanpassing van de kostenvergoeding nodig.
Variabele kostenvergoeding aanpassen
Tijdens langdurige afwezigheid van de werknemer zullen de variabele kosten wegvallen en alleen de vaste kosten blijven. De variabele kostenvergoeding moet je dan aanpassen.
De vaste kostenvergoeding voor gericht vrijgestelde kosten die doorlopen, ook als de werknemer ziek is, hoeft niet te worden aangepast.
