De gemiddelde kosten voor het uitbesteden van payroll liggen doorgaans tussen de €10 en €25 per medewerker per maand, afhankelijk van het aantal medewerkers, de complexiteit van de loonverwerking en welke diensten zijn inbegrepen. Hoe meer medewerkers een organisatie heeft, hoe lager het tarief per persoon doorgaans uitvalt. De secties hieronder geven antwoord op de meest gestelde vragen over payrollkosten per medewerker, zodat je goed voorbereid een afweging kunt maken.

Wat bepaalt de prijs van payroll per medewerker?

De prijs van het uitbesteden van payroll wordt bepaald door een combinatie van factoren: het aantal medewerkers in je organisatie, de complexiteit van de loonverwerking en het serviceniveau dat je afneemt. Meer medewerkers leiden vrijwel altijd tot een lager tarief per persoon, omdat de vaste kosten over meer verwerkingen worden verdeeld.

Naast het aantal medewerkers spelen de volgende factoren een belangrijke rol bij het bepalen van het uiteindelijke payrolltarief:

• Toepasselijke cao: organisaties die onder een complexe of minder gangbare cao vallen, hebben meer specialistische kennis nodig bij de loonverwerking, wat het tarief kan beïnvloeden.
• Variabele looncomponenten: bonussen, overwerkvergoedingen, ploegentoelagen en onkostenvergoedingen vragen meer verwerkingstijd dan een eenvoudig vast salaris.
• Frequentie van de verloning: wekelijkse of vierwekelijkse verloning is bewerkelijker dan maandelijkse verloning en kan een hogere prijs rechtvaardigen.
• Aanvullende diensten: verzuimbegeleiding, HR-advies of het beheer van declaraties en verlofregistratie worden vaak als meerwerk in rekening gebracht.
• Integraties met andere systemen: koppeling met een boekhoudpakket of tijdregistratiesysteem kan de prijs beïnvloeden, maar bespaart elders tijd en voorkomt fouten.

Het is dus verstandig om niet alleen naar het uurtarief of het basisbedrag per medewerker te kijken, maar ook te begrijpen wat er precies onder valt en welke factoren in jouw situatie van toepassing zijn.

Wat zijn de gemiddelde tarieven voor het uitbesteden van payroll?

Gemiddeld betalen organisaties in Nederland tussen de €10 en €25 per medewerker per maand voor het uitbesteden van de salarisadministratie. Kleinere bedrijven met een beperkt aantal medewerkers zitten vaker aan de bovenkant van dit bereik; grotere organisaties profiteren van staffelkortingen en betalen per medewerker minder.

Veel salarisadministrateurs, waaronder gespecialiseerde HR-dienstverleners, werken met een staffelprijs. Dat betekent dat het tarief per medewerker daalt naarmate het totale personeelsbestand groeit. Voor een bedrijf met vijf medewerkers kan het tarief per persoon dus aanzienlijk hoger liggen dan voor een organisatie met vijftig medewerkers.

Naast het maandelijkse bedrag per medewerker kunnen er eenmalige kosten zijn, zoals een opstartvergoeding bij aanvang van de samenwerking of kosten voor het inrichten van koppelingen met andere systemen. Het is verstandig om hier bij het opvragen van een offerte expliciet naar te vragen, zodat je een volledig beeld krijgt van de totale kosten van het uitbesteden van de salarisadministratie.

Wat is er wel en niet inbegrepen in een payrolltarief?

Een standaard payrolltarief omvat doorgaans de periodieke loonverwerking, het aanmaken van loonstroken, het verzorgen van de loonaangifte bij de Belastingdienst en het bijhouden van verlofregistratie. Wat er precies inbegrepen is, verschilt per aanbieder en per pakket.

Wat doorgaans is inbegrepen:

• Periodieke salarisverwerking en loonstroken
• Loonaangifte bij de Belastingdienst
• Pensioenopgaves en afdracht aan het pensioenfonds
• Verlofregistratie en verwerking van declaraties
• Aan- en afmelden van medewerkers bij relevante instanties

Wat vaak als meerwerk of apart wordt aangeboden:

• HR-advies en arbeidsrechtelijke begeleiding
• Verzuimbegeleiding en re-integratieondersteuning
• Koppelingen met externe software (boekhoudpakket, tijdregistratie)
• Loonbeslagen en bijzondere berekeningen
• Jaaropgaves en rapportages op maat

Het is belangrijk om bij het vergelijken van offertes goed te letten op wat er precies in het basispakket zit. Een laag tarief per medewerker kan in de praktijk duurder uitvallen als veel handelingen als meerwerk worden gefactureerd.

Is payroll uitbesteden goedkoper dan een eigen HR-medewerker?

Voor de meeste mkb-organisaties is payroll uitbesteden financieel voordeliger dan het in dienst nemen van een eigen HR- of salarismedewerker. Een fulltime medewerker brengt naast salaris ook kosten met zich mee voor werkgeverslasten, vakantiegeld, verzekeringen en opleidingen, terwijl je bij uitbesteden alleen betaalt voor de daadwerkelijk geleverde diensten.

Toch gaat het bij deze vergelijking niet alleen om geld. Uitbesteden biedt ook toegang tot specialistische kennis die bij een interne medewerker niet altijd aanwezig is, zoals actuele kennis van verschillende cao’s, wijzigingen in de loonheffingen en arbeidsrechtelijke vraagstukken. Bovendien draag je het risico op fouten in de salarisadministratie over aan een partij die daar volledig op is ingericht.

Voor grotere organisaties met een complexe personeelsstructuur kan een combinatie zinvol zijn: een interne HR-medewerker voor dagelijkse personeelszaken, aangevuld met een externe specialist voor de salarisverwerking en technische HR-vraagstukken.

Wanneer loont het om payroll uit te besteden?

Payroll uitbesteden loont wanneer de salarisadministratie intern te veel tijd kost, te complex wordt of wanneer de kennis ontbreekt om het foutloos en compliant uit te voeren. Dit geldt voor organisaties van vrijwel elke omvang, maar is met name relevant voor het mkb.

Concrete situaties waarin uitbesteden een goede keuze is:

• Je groeit snel en de salarisverwerking wordt te tijdrovend naast andere taken.
• Je hebt medewerkers onder verschillende cao’s of met wisselende looncomponenten.
• Je wilt zekerheid over de naleving van wet- en regelgeving zonder dit zelf bij te houden.
• Je wilt fouten in de loonverwerking voorkomen en de bijbehorende risico’s beperken.
• Je wilt meer tijd besteden aan de kern van je bedrijf in plaats van aan administratie.

Uitbesteden is ook waardevol als je als ondernemer ontzorgd wilt worden: niet alleen de verwerking, maar ook het bijhouden van wijzigingen in wet- en regelgeving, het signaleren van relevante deadlines en het beantwoorden van vragen van medewerkers over hun loonstrook of verlof.

Hoe vergelijk je offertes voor het uitbesteden van payroll?

Bij het vergelijken van offertes voor het uitbesteden van payroll is het belangrijk om verder te kijken dan het tarief per medewerker. Vraag altijd om een gespecificeerde offerte zodat je precies weet wat er inbegrepen is en wat als meerwerk wordt beschouwd.

Let bij het vergelijken op de volgende punten:

1. Wat is inbegrepen in het basispakket? Zorg dat je weet welke handelingen standaard worden uitgevoerd en welke apart in rekening worden gebracht.
2. Hoe is de dienstverlening georganiseerd? Werk je met een vaste contactpersoon of wisselt dat? Persoonlijk contact en korte lijnen zijn in de praktijk waardevol.
3. Welke software wordt gebruikt? Een modern online portaal of app voor medewerkers maakt de samenwerking efficiënter en transparanter.
4. Hoe zijn eenmalige kosten geregeld? Denk aan opstartkosten, migratiekosten of kosten voor systeemkoppelingen.
5. Wat zijn de kwaliteitswaarborgen? Certificeringen zoals NIRPA voor adviseurs of ISO 27001 voor informatiebeveiliging zeggen iets over de betrouwbaarheid en professionaliteit van de aanbieder.

Vraag bij twijfel altijd om een toelichting op de offerte. Een goede aanbieder neemt de tijd om je situatie te begrijpen en een passend voorstel te doen, in plaats van een standaardtarief te sturen zonder context.

Hoe Advado helpt met het uitbesteden van payroll

Advado is een allround HR-dienstverlener gevestigd in Geldermalsen. Wij ondersteunen mkb-organisaties bij het volledig uitbesteden van de salarisadministratie, van periodieke loonverwerking tot loonaangifte, verlofregistratie en declaratieverwerking. Onze adviseurs zijn NIRPA-gecertificeerd en Advado is ISO 27001-gecertificeerd, wat betekent dat de beveiliging van personeelsgegevens gewaarborgd is.

Wat je van ons mag verwachten:

• Een vaste contactpersoon die jouw organisatie kent en begrijpt
• Ervaring met diverse cao’s en complexe looncomponenten
• Verwerking via Nmbrs, met een online portaal en app voor medewerkers
• Koppeling met boekhoudpakketten en tijdregistratiesystemen
• Persoonlijk advies over HR-vraagstukken naast de salarisverwerking
• Een overstapservice zodat de start soepel verloopt

Wil je weten wat het uitbesteden van payroll bij Advado kost voor jouw organisatie? Neem dan contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek. Wij denken graag met je mee over een aanpak die past bij jouw situatie.

Gerelateerde artikelen

• Hoe werkt de salarisadministratie voor een mkb-bedrijf?
• Wat is het verschil tussen salarisadministratiesoftware en uitbesteden?
• Hoe schakel je over naar een nieuw salarisadministratiekantoor?
• Hoe vaak moet de salarisadministratie worden uitgevoerd?
• Wat is salarisadministratie uitbesteden en wat levert het op?