Koffiebekers verstrekken aan werknemers: nihilwaardering?
Kan de werkgever gebruikmaken van de nihilwaardering voor de verstrekking van koffiebekers aan werknemers, ter vervanging van wegwerpbekers?
De Kennisgroep loonheffing algemeen van de Belastingdienst heeft een standpunt ingenomen over de waardering van verstrekte koffiebekers.
Vanwege duurzaamheid en de wetgeving rondom het terugdringen van plastic afval, mag een werkgever met ingang van 1 januari 2024 geen wegwerpbekers meer faciliteren bij koffieautomaten op kantoor. Een werkgever verwacht van zijn werknemers dat zij per 1 januari 2024 zelf voor een glas of beker zorgen als zij op kantoor koffie en/of thee wensen te gebruiken. Om dit beleid te introduceren, verstrekt de werkgever aan alle werknemers een zogenoemde ‘koffiebeker to go’ (een beker met deksel) ter waarde van € 10,–.
De werknemers kunnen en mogen deze bekers ook mee naar huis nemen. Dat is ook de bedoeling, want schoonmaken moeten de werknemers bij voorkeur thuis doen. Bij het uit dienst gaan hoeft de werknemer de beker niet terug te geven aan de werkgever.
Het gaat om een éénmalige grote investering van de werkgever in 2023. Na deze introductie ontvangen alleen nieuwe werknemers een beker waardoor dan slechts een jaarlijks beperkte investering resteert.
De werkgever kan voor de verstrekking van de koffiebekers gebruikmaken van de nihilwaardering. [wetten.nl – Regeling – Uitvoeringsregeling loonbelasting 2011 – BWBR0028236 (overheid.nl)]
Voorwaarden nihilwaardering
Op grond van artikel 13, derde lid, onderdeel a, van de Wet op de loonbelasting 1964 (Wet LB 1964) in samenhang met artikel 3.7 URLB 2011 worden bepaalde voorzieningen onder voorwaarden op nihil gewaardeerd. Artikel 3.7, eerste lid, onderdeel a, URLB 2011 zou in dit geval van toepassing kunnen zijn:
Een werkplek gerelateerde voorziening, in de zin van onderdeel a, wordt daarom op nihil gewaardeerd in samenhang bezien onder de volgende voorwaarden:
- het betreft een voorziening waarvan het niet gebruikelijk is deze elders te ge- of verbruiken;
- het aanbieden van de voorziening moet redelijk zijn; en
- de voorziening moet geheel of gedeeltelijk op de werkplek worden ge- of verbruikt.
Wanneer is sprake van voorziening?
Het begrip ‘voorzieningen’ is wettelijk niet gedefinieerd.
De regelgever lijkt aanvankelijk te denken aan voorzieningen die de werkgever ter beschikking stelt in het kader van de bedrijfsvoering. Later hint de wetgever er ook op dat de nihilwaardering enkel kan gelden voor ter beschikking gestelde voorzieningen. Evenwel zijn er ook sterke aanwijzingen dat het kan gaan om voorzieningen die een werkgever (in redelijkheid) verstrekt.
Alles afwegende, komt de kennisgroep tot de conclusie dat artikel 3.7, eerste lid, onderdeel a, URLB 2011 ook van toepassing kan zijn op verstrekkingen, wanneer uiteraard ook aan de overige voorwaarden van dat artikel wordt voldaan.
Voorziening in belang van arbeids- en bedrijfsproces
De kennisgroep gaat ervan uit dat de nihilwaardering ook van toepassing kan zijn op (een onderdeel van) een voorziening met een niet duidelijk zakelijk belang. Volgens de wetgever gaat het om voorzieningen, die verbonden zijn met de bedrijfsvoering van de werkgever en die, naar algemene maatschappelijke opvattingen, niet als loon worden ervaren. Ook al kan sprake zijn van enig privévoordeel.
Koffie en thee zijn onmiskenbaar in het belang van het arbeidsproces. Vervanging van de wegwerpbekers door de koffiebekers geschiedt onder druk van nieuwe wetgeving. Vervanging van wegwerpbekers door (het afwassen van) servies kan een enorme belasting opleveren voor het bedrijfsproces. Derhalve is er sprake van een voorziening in het belang van het arbeids- en bedrijfsproces. Voorts is er sprake van een beperkt privévoordeel voor de werknemer.
Volgens de kennisgroep is het niet gebruikelijk om een voorziening met een beperkt privévoordeel, welke in het belang is van het arbeids- en bedrijfsproces, ergens anders te gebruiken als het de bedoeling is dat werknemer de betreffende voorziening op de werkplek gebruikt. Dat iemand anders een soortgelijke voorziening ook na werktijd en buiten de werkplek gebruikt, is dan niet relevant.
Koffiebekers aanbieden redelijk?
Werknemers verwachten dat de werkgever voor gratis koffie en thee zorgt. De nihilwaardering van artikel 3.7, eerste lid, URLB 2011 is van kracht op het gebruik van een koffieautomaat op de werkplek (onderdeel a) en op het verbruik van consumpties op de werkplek (onderdeel c).
Vanaf 1 januari 2024 mag een werkgever geen wegwerpbekers meer faciliteren bij koffieautomaten op kantoor.
Zonder beker is het in principe niet mogelijk om een koffieautomaat te gebruiken en koffie en thee op de werkplek te nuttigen. De koffiebeker maakt in zekere mate onderdeel uit van de door de werkgever aangeboden koffievoorziening op de werkplek. Hiermee zijn de bekers onlosmakelijk verbonden.
Omdat de keuze van de werknemers niet leidend is geweest bij het aanbieden van de koffiebekers en de redelijkheidstoets niet kan dienen om te treden in het beleid van de werkgever, voldoet de verstrekking van een koffiebeker ter waarde van € 10,- aan de voorwaarde van redelijkheid.
Koffiebekers geheel of deels op de werkplek gebruikt?
De werkgever moet aannemelijk maken dat aan deze voorwaarde wordt voldaan. De beoordeling hiervan is afhankelijk van de feiten en omstandigheden en staat ter beoordeling van de inspecteur.
