Overnachting werknemer vanwege werk: betaalbewijs nodig?
Mag een werkgever € 50 per nacht netto uitbetalen zonder ‘bonnetjes’ als een werknemer moet overnachten vanwege zijn/haar werkzaamheden? Komt niet maandelijks voor.
In het Handboek Loonheffingen staat het volgende over binnenlandse dienstreizen.
Binnenlandse dienstreizen
Voor binnenlandse dienstreizen kunt u maximaal de volgende bedragen voor verblijfkosten gericht vrijgesteld vergoeden aan uw werknemer:
- kleine uitgaven overdag: € 5,93
- kleine uitgaven ’s avonds: € 11,86
- een ontbijt: € 13,88
- een lunch: € 11,88
- een avondmaaltijd: € 29,82
- logies: € 140,57
Aangezien hier nergens staat vermeld dat er ‘bonnetjes’ moeten worden ingeleverd, lijkt het dat die € 50 netto mag worden vergoed, of zelfs meer… Is dat ook zo?
CAO Rijk
In de CAO Rijk regelen de paragrafen 10.2 en 10.3 de verblijfskostenvergoedingen voor ambtenaren op dienstreis. Deze verblijfkostenvergoedingen zijn tot bepaalde bedragen gericht vrijgesteld. Is de werkgever niet gebonden aan de CAO Rijk, dan kun je deze vergoedingen onder dezelfde voorwaarden met dezelfde fiscale gevolgen toekennen aan de werknemer, op voorwaarde dat deze werknemer vanuit kostenoogpunt in gelijke omstandigheden verkeert als ambtenaren op dienstreis. Zie paragraaf 22.1.1 Handboek Loonheffingen 2024.
In paragraaf 10.2 CAO Rijk staat het volgende:
Declareren
Als u terugkomt van uw dienstreis moet u de gemaakte kosten die daarvoor volgens deze paragraaf in aanmerking komen, declareren op de manier die uw werkgever voorschrijft. Daarbij moet u er rekening mee houden dat u van uw uitgaven betaalbewijzen moet bijvoegen. Dit is niet nodig voor uw uitgaven voor logies, ontbijt, lunch, avondmaaltijd en uw kleine uitgaven overdag en in de avond.
Voorwaarden
Om in aanmerking te komen voor de vergoeding voor verblijfkosten gelden de volgende voorwaarden:
- de dienstreis duurt minimaal 4 uur;
- de bestemming van de dienstreis ligt in een andere gemeente of op minimaal een kilometer afstand van de eigen werklocatie.
De verblijfkostenvergoeding voor logies bedraagt € 142,10 per overnachting. € 140,74 is gericht vrijgesteld. Voor deze vergoeding geldt als voorwaarde dat de werknemer kosten heeft gemaakt in ‘een gelegenheid die daarvoor bedoeld is’. Het is niet noodzakelijk om betaalbewijzen van de verblijfskosten bij te voegen. De werkgever moet aannemelijk kunnen maken dat sprake is van een tijdelijk verblijf in het kader van de dienstbetrekking. Zie ook de tekst van paragraaf 10.2 CAO Rijk.
Wel bewijsstuk
Voor een buitenlandse verblijfkostenvergoeding moet de werkgever wel over een bewijsstuk beschikken. Zie paragraaf 10.3 CAO Rijk: U heeft recht op een vergoeding voor uw gemaakte logieskosten tot maximaal het bedrag dat daar voor uw tijdelijke verblijfplaats staat vermeld in de tarieflijst. Als u geen bewijsstuk overlegt van de gemaakte logieskosten, krijgt u per overnachting € 11,34 vergoed voor maximaal vier overnachtingen per dienstreis.
