Aandachtspunten bij aanzeggen van de arbeidsovereenkomst

Dat er in arbeidsovereenkomsten voor bepaalde tijd doorgaans wel een contractduur of einddatum staat, betekent niet dat u als werkgever richting het eind van de looptijd rustig aan kunt doen. Immers, de aanzegplicht vereist dat u actie moet ondernemen. Door de arbeidsovereenkomst op een juiste manier aan te zeggen, voorkomt u een hoop gedoe én onnodige kosten.

Er is een groot verschil tussen de mogelijkheid tot opzeggen en de verplichting tot aanzeggen van een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd. Als u afscheid wilt nemen van een werknemer vóór zijn arbeidsovereenkomst afloopt, moet u opzeggen. Dit kan bijvoorbeeld aan de orde zijn als u met een werknemer een dienstverband van een jaar bent overeengekomen, maar u al snel merkt dat het zinloos is om de samenwerking voort te zetten. Tussentijds opzeggen kan alleen als er in de arbeidsovereenkomst een tussentijdse opzegmogelijkheid is opgenomen. Is dit het geval, dan is het het meest eenvoudig om met de werknemer in een beëindigingsovereenkomst afspraken te maken over dit eerdere afscheid.

Van rechtswege aflopend
Wilt u na een jaar afscheid nemen van dezelfde werknemer, dan hoeft u zijn arbeidsovereenkomst in principe niet op te zeggen. De arbeidsovereenkomst loopt dan namelijk van rechtswege af.

Wel dient u op tijd aan te zeggen. Uw aanzegverplichting houdt in dat u uiterlijk één maand voor datum afloop van de arbeidsovereenkomst aan de werknemer moet laten weten of u wel of niet met hem door wilt gaan. Wilt u de arbeidsovereenkomst van de werknemer verlengen, dan moet u hem ook laten weten onder welke voorwaarden u de samenwerking wilt voortzetten.

Voortzetting arbeidsovereenkomst
Hoe u op een goede manier aanzegt, regelt artikel 668 van Burgerlijk Wetboek 7. U heeft altijd een aanzegplicht, behalve bij een arbeidsovereenkomst van korter dan zes maanden, of als de einddatum van de arbeidsovereenkomst niet op een kalenderdatum is gesteld. Dit laatste is bijvoorbeeld het geval als u een arbeidsovereenkomst bent overeengekomen voor de duur van een project.

Vergeet om een arbeidsovereenkomst tijdig aan te zeggen terwijl u die plicht wel heeft, dan loopt de arbeidsovereenkomst gewoon af, tenzij u de werknemer laat doorwerken na afloop van het dienstverband. Dan wordt verondersteld dat de arbeidsovereenkomst voor dezelfde tijd (met een maximum van een jaar) wordt voortgezet onder dezelfde voorwaarden. Let hier dus op, anders is er een grote kans dat uw werknemer met succes een voortzetting kan eisen bij de kantonrechter.

Aanzegvergoeding verschuldigd
Als u een arbeidsovereenkomst niet of niet tijdig aanzegt, is uw organisatie de werknemer een aanzegvergoeding verschuldigd. Voldoet u helemaal niet aan uw aanzegplicht, dan bedraagt de aanzegboete één bruto maandsalaris (zonder vakantietoeslag of andere toeslagen). Zegt u wel aan, maar niet op tijd, dan is de boete pro rato.

Dus: bij een aanzegging twee weken vóór het einde van het dienstverband moet u de werknemer strikt genomen twee weken salaris betalen voor de late aanzegging. De vervaltermijn voor de aanzegvergoeding bedraagt drie maanden. Dat betekent dat de werknemer na uw gemiste ‘aanzegdatum’ nog drie maanden – oftewel twee maanden na afloop van de arbeidsovereenkomst – de tijd heeft om een aanzegvergoeding te claimen bij de kantonrechter. Overigens maakt het voor het recht op de aanzegboete niet uit of u nu wel of niet verlengt. Toch komt het in de praktijk niet vaak voor dat een werknemer aanspraak maakt op de vergoeding als zijn werkgever de arbeidsovereenkomst verlengt.

Verplicht schriftelijk aanzeggen
U bent de werknemer ook een aanzegvergoeding verschuldigd als u niet voldoet aan het schriftelijkheidsvereiste van de aanzegplicht. Stel: u geeft een werknemer in een gesprek mondeling te kennen dat u zijn arbeidsovereenkomst niet gaat verlengen, maar in de waan van de dag vergeet u ook schriftelijk aan te zeggen. De arbeidsovereenkomst loopt in dat geval inderdaad van rechtswege af en de betreffende werknemer gaat uit dienst, maar hij kan wel een aanzegboete claimen van één maandsalaris.

De Hoge Raad heeft afgelopen jaar namelijk bevestigd dat de aanzegplicht van dwingend recht is; het is niet mogelijk om ten nadele van een partij af te wijken van de wet. De bepaling is bedoeld om de positie van de werknemer te versterken in die zin dat hij door een schriftelijke aanzegging tijdig duidelijkheid krijgt over zijn toekomst. Daarbij heeft de wetgever er bewust voor gekozen dat de werkgever die de plicht tot schriftelijke aanzegging niet naleeft, de aanzegvergoeding verschuldigd is. Zeg dus altijd schriftelijk aan, bijvoorbeeld per mail of post. Volgens de rechtspraak mag aanzeggen zowaar via WhatsApp. Verzeker uzelf er wel van dat de werknemer de aanzegging daadwerkelijk heeft ontvangen, bijvoorbeeld door de werknemer te vragen om een ontvangstbevestiging. Verstuur de aanzegging ook aangetekend als u helemaal zeker van uw zaak wilt zijn. Zorg er wel voor dat de werknemer de post waarin de aanzegging staat op tijd ontvangt. Als uw werknemer met vakantie is, komt dat in principe voor zijn rekening en risico.

Automatische aanzegging in arbeidsovereenkomst
Aanzeggen brengt extra administratie met zich mee. Zit u hier niet op te wachten, dan kunt u in een arbeidsovereenkomst opnemen dat deze ‘standaard’ niet wordt verlengd. Besteed hierbij voldoende aandacht aan de formulering van de aanzegging. Een standaardzin als ‘deze arbeidsovereenkomst eindigt van rechtswege na ommekomst van de bepaalde tijd’ is geen aanzegging en onvoldoende om te voldoen aan de aanzegplicht. Vraag uzelf wel af wat het voordeel is van zo’n automatische aanzegging. Een dergelijke bepaling werkt niet bepaald motiverend voor een werknemer. En wilt u toch verlengen, dan moet u de eerder gedane aanzegging tijdig repareren.

Bewaak wettelijke aanzegtermijn
Het is dus belangrijk dat u het verschil tussen opzeggen en aanzeggen kent. Bewaak daarnaast de wettelijke aanzegtermijn van een maand, bijvoorbeeld in uw agenda of HRsysteem. En zorg ervoor dat uw werknemer de aanzegging daadwerkelijk én op tijd ontvangt. Zo voorkomt u een boete en een hoop gedoe.