Onbelaste reiskostenvergoeding bij carpoolen

Carpoolen op initiatief van de werkgever 
Wanneer de werkgever het vervoer organiseert en beschikbaar stelt aan werknemers, wordt dit beschouwd als ‘vervoer vanwege de werkgever’. Dit geldt ook als werknemers carpoolen in opdracht van de werkgever. De werkgever kan bijvoorbeeld afspreken dat een werknemer met zijn eigen auto collega’s ophaalt voor woon-werkverkeer of andere zakelijke reizen.

De bestuurder kan dan een onbelaste reiskostenvergoeding ontvangen van maximaal €0,23 per kilometer, inclusief omrijkilometers. Als de werkgever meer vergoedt, wordt het meerdere beschouwd als loon voor de werknemer en kan dit worden aangewezen als eindheffingsloon.

Carpoolen op basis van onderlinge afspraken 
Werknemers kunnen ook zelf besluiten om te carpoolen zonder opdracht van de werkgever. In dit geval kan de werkgever zowel aan de bestuurder als aan de meerijder(s) een onbelaste reiskostenvergoeding betalen van maximaal €0,23 per kilometer. Omrijkilometers kunnen in dit geval niet onbelast worden vergoed, omdat ze een privékarakter hebben.

Geen fiscale gevolgen 
Als meerijders op basis van een onderlinge afspraak een deel van hun vergoeding aan de bestuurder geven, heeft dit geen fiscale gevolgen. Er is geen sprake van ‘vervoer vanwege de werkgever’ omdat de werknemers zelf bepalen of zij carpoolen, wie de bestuurder is en wie meerijdt.

Carpoolen met een auto van de zaak 
Een werknemer die met een auto van de zaak zakelijke kilometers rijdt, heeft geen recht op een onbelaste kilometervergoeding. Als deze werknemer besluit om andere collega’s te laten meerijden, komen zijn collega’s in aanmerking voor de onbelaste kilometervergoeding, tenzij de werkgever de opdracht geeft om mee te rijden.

Stimuleren van carpoolen 
De werkgever kan carpoolen stimuleren zonder een verplichting op te leggen. Bijvoorbeeld door aan te geven op welke arbeidsplaats de werknemers worden verwacht, of door toestemming te geven voor een belangstellingsregistratie in de kantine of via intranet. Carpoolers kunnen een hogere kilometervergoeding ontvangen (maximaal €0,23 onbelast) dan niet-carpoolers.

Zie paragraaf 23.8 Carpoolregeling en 23.9 Vervoer vanwege de werkgever in het Handboek Loonheffingen.