Carpoolen en onbelaste reiskostenvergoeding: hoe werkt het precies?

Steeds meer werknemers carpoolen naar het werk. Maar hoe zit het dan met de onbelaste reiskostenvergoeding? Dat hangt af van de vraag of er sprake is van ‘vervoer vanwege de werkgever’.

In dit artikel leggen we het verschil uit tussen door de werkgever georganiseerd carpoolen en carpoolen op initiatief van werknemers, én hoe de vergoeding fiscaal werkt.

1. Wanneer is sprake van ‘vervoer vanwege de werkgever’?

Er is sprake van vervoer vanwege de werkgever wanneer:

• de werkgever het vervoer organiseert of beschikbaar stelt;
• werknemers in opdracht van de werkgever carpoolen.

In deze situaties gelden andere regels dan wanneer werknemers onderling afspreken om samen te rijden.

2. Carpoolen op initiatief van de werkgever

Als de werkgever bepaalt dat een werknemer collega’s moet meenemen in zijn eigen auto, is dit vervoer vanwege de werkgever.

Vergoeding voor de bestuurder

De werkgever mag de bestuurder een onbelaste vergoeding van maximaal € 0,23 per kilometer geven over:

• de totale ritafstand
• inclusief omrijkilometers

Wil de werkgever meer dan € 0,23 per kilometer vergoeden?
Dan is het extra bedrag loon en kan het als eindheffingsloon worden aangewezen (valt ten laste van de vrije ruimte).

Vergoeding voor de meerijders

Meerijdende collega’s krijgen geen onbelaste vergoeding, omdat het vervoer door de werkgever wordt georganiseerd.

3. Carpoolen op initiatief van werknemers

Spreken werknemers zelf onderling af om te carpoolen, zonder bemoeienis van de werkgever?
Dan mogen zowel de bestuurder als de meerijders een onbelaste vergoeding van maximaal € 0,23 per kilometer ontvangen.

Omrijkilometers

In dit geval geldt:
Geen onbelaste vergoeding voor omrijkilometers – deze worden gezien als privé.

Onderlinge betalingen

Geven meerijders (een deel van) hun vergoeding door aan de bestuurder?
Geen fiscale gevolgen. Het blijft een privé-afspraak.

4. Carpoolen met een auto van de zaak

Rijdt een werknemer in een auto van de zaak?

• De bestuurder ontvangt geen onbelaste kilometervergoeding, want de werkgever stelt al vervoer ter beschikking.
• Meerijdende collega’s mogen wel een onbelaste vergoeding krijgen (max. € 0,23 per km), zolang ze vrijwillig meerijden.

Let op:

Geeft de werkgever opdracht om mee te rijden?
Dan geldt dit weer als vervoer vanwege de werkgever en vervalt de onbelaste vergoeding voor de meerijders.

Onderlinge betalingen tussen collega’s hebben ook hier geen fiscale gevolgen.

5. Wanneer is er géén sprake van vervoer vanwege de werkgever?

Een werkgever mag carpoolen stimuleren, zolang het geen verplichting wordt. Voorbeelden die géén ‘vervoer vanwege de werkgever’ zijn:

• De werkgever geeft aan op welke locatie werknemers worden verwacht.
• De werkgever faciliteert een carpoolregister (bijvoorbeeld via intranet of in de kantine).
• Carpoolers krijgen een hogere kilometervergoeding dan niet‑carpoolers (max. € 0,23 onbelast).
• Werknemers melden vrijwillig dat ze carpoolen en met wie.

Meer weten?
Zie ook Handboek Loonheffingen, paragrafen 23.8 Carpoolregeling en 23.9 Vervoer vanwege de werkgever.