Cafetariaregeling en leasefiets: hoe zit het met de vrije ruimte?
Een veelgestelde vraag bij het inzetten van een leasefiets via een cafetariaregeling is of dit ten koste gaat van de vrije ruimte binnen de werkkostenregeling. Het antwoord hangt af van wie het leasecontract afsluit: de werkgever of de werknemer.
Twee scenario’s
1. Werkgever sluit het leasecontract af
Wanneer de werkgever de fiets leaset en deze ter beschikking stelt aan de werknemer, zijn de kosten zakelijk. De werknemer krijgt de fiets als een ‘fiets van de zaak’, waarvoor een bijtelling van 7% geldt vanwege privégebruik. Een kilometervergoeding van € 0,23 is dan niet toegestaan, omdat de werkgever alle kosten draagt. De bijtelling mag wel worden ondergebracht in de vrije ruimte.
2. Werknemer sluit het leasecontract af
Als de werknemer zelf het leasecontract aangaat, is de fiets privébezit. Er geldt dan geen bijtelling, en een onbelaste kilometervergoeding van € 0,23 is toegestaan. Als de werkgever financieel bijdraagt, is dit belast loon of moet het worden aangewezen als eindheffingsloon binnen de vrije ruimte.
Uitruilen van brutosalaris
Scenario 1: Werkgever leaset de fiets
De werknemer ruilt maandelijks € 75 bruto salaris in voor een netto bijdrage aan de leasekosten. Deze bijdrage is onbelast en hoeft niet in de vrije ruimte te worden opgenomen, omdat het gaat om vervoer dat door de werkgever wordt geregeld. Het privévoordeel wordt al belast via de bijtelling.
Scenario 2: Werknemer leaset de fiets
De werknemer ruilt eveneens € 75 bruto salaris in voor een netto bijdrage, maar in dit geval is de bijdrage belast. Het betreft een niet-vrijgestelde vergoeding voor een privéfiets. Deze bijdrage moet worden aangewezen in de vrije ruimte. Zolang de vrije ruimte niet wordt overschreden, is er geen sprake van 80% eindheffing.
Conclusie
Het uitruilen van loon voor een leasefiets kost geen vrije ruimte als de werkgever de fiets leaset. Als de werknemer de fiets leaset, kost het uitruilen wel vrije ruimte. Het is belangrijk om deze fiscale gevolgen jaarlijks mee te nemen in de werkkostenbegroting.
