Conflicten oplossen op de werkvloer – 8 tips

Of je nu een groot of een klein team aanstuurt, conflicten op de werkvloer zijn onontkoombaar. Ofschoon ze soms klein beginnen, kunnen ze op den duur resulteren in grote problemen, zoals verminderde werktevredenheid, stress en lagere productiviteit.

Ondanks je verwachting dat jouw werknemers hun eigen conflicten voor het grootste deel zelf oplossen, zijn er momenten waarop jouw bemiddeling als leidinggevende nodig is. Het gaat er niet om dat je conflicten geheel weerhoudt, maar dat je ze met de betrokken partijen effectief oplost.

Hieronder volgen 8 praktische tips, om je te helpen bij het effectief aanpakken van conflicten op de werkvloer. Of het nu gaat om een conflict tussen twee collega’s of een onenigheid tussen meerdere teams, deze tips kun je gebruiken voor allerlei conflictsituaties.

Tip 1 – Het probleem erkennen

De eerste stap in het oplossen van conflicten is het erkennen van het probleem. Ontkenning en hopen dat het probleem vanzelf overgaat, werkt niet en verhevigt vaak de negatieve gevolgen. Zie je het probleem onder ogen, dan laat je zien dat je de situatie serieus neemt en dat je bereid bent om actie te ondernemen.

Bepaal de ernst van het conflict

Is het een simpele miscommunicatie of gaat het om serieuzere geschillen, zoals concurrentie tussen werknemers? Hebben twee medewerkers ruzie hebben over een taakverdeling, dan is dit een teken van slechte communicatie. Is er echter sprake van discriminatie of misbruik, dan moet dit onmiddellijk worden aangepakt.

Tip 2 – Verzamel informatie

Het is belangrijk om alle relevante informatie over het conflict te verzamelen, alvorens je actie onderneemt. Zo krijg je een volledig beeld van de situatie wat vooroordelen voorkomt.
Voer individuele en vertrouwelijke gesprekken met de betrokken partijen. Dat biedt je de gelegenheid om de standpunten van iedereen beter te begrijpen, zonder dat ze zich onder druk gezet voelen.
Voorbeeldvragen om informatie te vergaren zijn:
–              Wie zijn erbij betrokken?
–              Wat zijn de voorvallen die tot het conflict hebben geleid?
–              Hoe voelen de betrokken partijen zich erover?

Tip 3 – Oorzaak van het conflict

Het achterhalen van de oorzaak van een conflict is een essentiële actie in het oplossen ervan. Veelvoorkomende aanleidingen tot conflicten zijn:

Slechte communicatie: Bijvoorbeeld, wanneer een werknemer door vage instructies niet begrijpt wat er van hem of haar wordt verwacht. Dit veroorzaakt frustratie en misverstanden.

Gebrek aan vaardigheden: Bijvoorbeeld, een werknemer mist de nodige vaardigheden om een specifieke taak goed te kunnen verrichten. Dit veroorzaakt fouten in het werk en uiteindelijk conflicten met collega’s die afhankelijk zijn van die taak.

Onvoldoende informatie: Bijvoorbeeld, een werknemer heeft niet de vereiste gegevens om zijn/haar werk goed te doen. Dit leidt tot frustratie en ontevredenheid.

Thuiswerken: Bijvoorbeeld, een werknemer voelt zich geïsoleerd en niet voldoende ondersteund. Dit leidt tot gevoelens van eenzaamheid en frustratie.

Verschillen in waarden: Bijvoorbeeld, verschillende standpunten over werkethiek of bedrijfsdoelen botsen en leiden tot conflicten.

Evengoed is het belangrijk om te beseffen dat niet alle conflicten direct herleidbaar zijn tot duidelijke oorzaken. Conflicten ontstaan bijvoorbeeld door botsende karakters, zelfs als er geen duidelijke aanleiding is. Sommige mensen hebben verschillende communicatiestijlen of manieren van werken die botsen. Wat de een ziet als direct en efficiënt, kan door een ander als bot en respectloos worden ervaren.

Tip 4 – Een gesprek met beide partijen

Regel een gesprek waar alle betrokken partijen zich vrij voelen om deel te nemen aan de discussie. Om openheid en eerlijkheid te bevorderen, moet dit gesprek in een veilige en neutrale omgeving plaatsvinden.

Stel zo nodig basisregels op voor het gesprek. Dit is nuttig om de discussie gestructureerd en respectvol te houden. Zorg ervoor dat beide partijen voldoende tijd krijgen om hun standpunten en gevoelens te uiten. Luister aandachtig zonder te oordelen.

Stel objectieve vragen. Door feiten te noemen en partijen om meer informatie te vragen, krijg je meer inzicht in het conflict en kunnen jullie het effectiever oplossen. Vraag bijvoorbeeld naar specifieke voorvallen en hoe deze door de betrokkenen zijn ervaren.

Brainstorm over oplossingen

Verzamel meerdere ideeën om het conflict op te lossen en bespreek alle mogelijke opties. Vergeet niet dat geen enkel idee een slecht idee is. Bespreek de voor- en nadelen van elke oplossing en zoek naar win-winscenario’s waar beide partijen het over eens kunnen zijn.

Tip 5 – Maak een plan

Als je alle mogelijke oplossingen hebt aangegeven, is het tijd om een actieplan te maken. Dat plan moet gericht zijn op het snel en effectief aanpakken van de oorzaak van het conflict.

Geef werknemers de kans om tot een overeenkomst te komen over de beste manier om verder te gaan. Lukt dat niet? Begeleid ze dan naar de meest gunstige optie, waar ze beiden mee instemmen. Het is belangrijk dat beide partijen zich betrokken voelen bij de oplossing.

Tip 6 – Evalueer

Ga er niet vanuit dat na het gesprek en het maken van een plan het probleem volledig is opgelost. Blijf de situatie monitoren om te zien of de oplossing werkt.

Plan enkele weken later een vervolggesprek om te bespreken hoe het nu gaat. Bied steun waar nodig en toon aan dat het bedrijf persoonlijke groei en ontwikkeling belangrijk vindt. Laat zien dat je een betrokken leidinggevende bent die het welzijn van werknemers serieus neemt.

Tip 7 – Benoem en realiseer leerpunten

Reflecteer op de lessen je hebt geleerd van het conflict en hoe je het hebt opgelost.

Door te reflecteren op de situatie, krijg je inzicht in wat beter had gekund en hoe je in de toekomst soortgelijke situaties voorkomt. Dit helpt niet alleen bij het verbeteren van je eigen vaardigheden, maar is ook bevorderlijk voor een positieve en constructieve werkomgeving.

Tip 8 – Open communicatie

Bevorder een sfeer van vertrouwen en wederzijds respect. Een effectieve manier om dit te doen, is door zelf een open en benaderbare houding aan te nemen. Moedig werknemers aan om openlijk te communiceren en geef hen de zekerheid dat hun zorgen serieus worden genomen. Creëer een open communicatiecultuur, zodat werknemers, zonder angst voor negatieve reacties met elk belangrijk onderwerp naar het management kunnen komen. Zo signaleer je vroegtijdig eventuele toekomstige conflicten.

Conflicten oplossen op de werkvloer
Door de genoemde stappen te volgen, kun je conflicten op de werkvloer effectief oplossen en een gezondere, productievere werkomgeving creëren. Onthoud dat conflicten een kans bieden voor groei en verbetering, zowel voor de betrokken werknemers als voor het hele team. Met de juiste aanpak maken conflicten de weg vrij voor betere communicatie, samenwerking en een sterkere teamdynamiek.