Salarisadministratie: uitbesteden of zelf doen?
Ben je in dubio over payroll outsourcing? Dat is niet zo vreemd, want het is een beslissing met een groot effect op je organisatie. Om je te helpen de beste keuze te maken, lees je hieronder de 7 belangrijkste verschillen tussen salarisadministratie uitbesteden en in eigen beheer houden.
1. Payroll outsourcing zorgt voor hogere kwaliteit
Met duidelijke processen, procedures en controles waarborg je de kwaliteit van je salarisadministratie. Hierin zit een essentieel verschil tussen payroll in eigen beheer en uitbesteden. Een interne medewerker concentreert zich namelijk overwegend op de kwaliteit van de salarisadministratie zelf in plaats van op de processen. Je bent dus erg afhankelijk van de salarisadministrateur zelf, als je organisatie weinig tot zelden iets registreert over die processen.
Dat terwijl een externe partij deze uitgebreid uitwerkt. Door deze vastlegging weet je als opdrachtgever precies dat aan alles is gedacht om de kwaliteit van de payroll te bewaken. Alle deskundigen zijn hiervan op de hoogte en kunnen de procedures uitvoeren. Mocht er dus iemand ziek of met verlof zijn, dan neemt een andere specialist het eenvoudig over. Echter, bij je interne salarisadministrateur ontstaat in deze situatie meteen een probleem, doordat er geen omschrijvingen zijn van de processen.
De salarisprofessionals bij een externe partij werken daarnaast vaak voor verschillende klanten. Omdat iedere organisatie anders is, doen zij zo continu nieuwe kennis en ervaring op. Dit zorgt voor verhoogde kwaliteit waar je als opdrachtgever van profiteert.
Bij een externe partij loopt de salarisadministratie dus altijd soepel door en je bent verzekerd van hoge kwaliteit, terwijl je met een interne specialist meer risico’s loopt.
2. Bij uitbesteden ben je verzekerd van continuïteit
Gemiddeld hebben bedrijven één salarisadministrateur per 1000 medewerkers. Daardoor ben je afhankelijk van één of een paar personen. De continuïteit is direct in gevaar wanneer een salarisspecialist ziek is, verlof neemt of uit dienst gaat. Het is namelijk moeilijk om (langdurige) vervanging te vinden door de krappe arbeidsmarkt en het hoge verloop. Als je wél vervanging vindt, dan zijn er dikwijls geen procesbeschrijvingen. Het werk kan daardoor niet meteen worden overgenomen door een vervanger.
Het gevolg is dat je medewerkers hun salaris te laat, verkeerd of zowaar helemaal niet ontvangen. Dat is een grote bron van ergernis. Werknemers moeten er tenslotte vanuit kunnen gaan dat ze hun loon correct en op tijd ontvangen. Is dit niet het geval, dan heeft dit effect op je imago als werkgever én het werkplezier van de medewerkers. Terwijl het, vooral in deze tijd, erg belangrijk is om iedereen gemotiveerd en tevreden te houden.
Als je kiest voor payroll outsourcing, loop je deze risico’s niet. Mocht er immers iemand uitvallen bij een externe partij, dan neemt een andere specialist het over en je salarisadministratie loopt nog steeds op rolletjes. Wat er ook gebeurt, hier hoef je je geen zorgen om te maken.
3. Outsourcing zorgt voor minder werkdruk in je team
Momenteel zijn er 64% meer payroll- en HR-vacatures dan voor de coronacrisis. De kans is dan ook groot dat je interne HR-team onderbezet is of een hoge werkdruk ondervindt. Door je salarisadministratie uit te besteden, heb je er in feite een team met extra collega’s bij. Zij storten zich volledig op de payroll, zodat je HR-medewerkers zich met andere taken bezig kunnen houden, bijvoorbeeld nieuwe medewerkers vinden. Outsourcing zorgt daarmee voor ademruimte en minder werkdruk, terwijl salarisadministratie in huis vooral meer werkdruk oplevert.
4. Uitbesteden geeft je meer tijd voor HR-vraagstukken
HR-afdelingen hebben het vaak enorm druk met allerlei administratieve werkzaamheden. Daardoor blijft er minder tijd over voor tactische en strategische HR-vraagstukken. Denk bijvoorbeeld aan:
- Het werven van nieuwe medewerkers
- De stijgende loonsom
- Behoud en ontwikkeling van werknemers
Door de salarisadministratie uit te besteden, kan je HR-team zich hier veel meer op focussen. Zo ontwikkelt je organisatie zich waardevol verder, terwijl je geen omkijken hebt naar de payroll.
5. Met outsourcing is minder interne kennis over wetten en regels nodig
Voor een correcte salarisadministratie is veel specialistische kennis nodig. Payroll-professionals dienen altijd op de hoogte te zijn van de laatste ontwikkelingen en aanpassingen van cao’s en wet- en regelgeving. Een interne salarisadministrateur heeft daarentegen niet altijd tijd om zijn of haar kennis up-to-date te houden. Bij een externe specialist werk je samen met een bedrijf dat continu bezig is met salarisadministratie voor allerlei klanten. Daardoor kun je er blind vanuit gaan dat alles omtrent je payroll in lijn is met de nieuwste regels. Voor jou een zorg minder en voor je team een dosis werkdruk minder.
6. Sneller op- en afschalen bij uitbesteden
Heb je te maken met bijvoorbeeld een overname of reorganisatie? Dan is er ineens meer of juist minder werk voor je interne salarisadministrateur(s). Op zo’n moment wil je snel op- of afschalen, doch dat is niet eenvoudig door de krappe arbeidsmarkt, opzegtermijn en het hoge verloop.
Als je externe salarisspecialisten aanwendt, ben je hierin veel flexibeler. Je neemt contact op met de externe partij en deze zorgt zo snel mogelijk voor meer of minder capaciteit. Bovendien hebben zij veel expertise. Daardoor kunnen ze je ook helpen met complexe vraagstukken rondom een overname of reorganisatie. Denk bijvoorbeeld aan het samenvoegen van verschillende arbeidsvoorwaarden.
7. Bij outsourcing zijn de kosten transparant en voorspelbaar
Bij een externe dienstverlener zijn de kosten altijd transparant. Dat maakt de kosten zeer voorspelbaar: je weet vooraf al wat de kosten zijn voor een heel jaar. Ook kun je elke maand op- of afschalen. Zo weet je dus precies waar je aan toe bent. Regel je de salarisadministratie intern, dan is dat veel lastiger te voorspellen. Je weet namelijk vooraf niet wat je uitgaven zijn voor bijvoorbeeld verzuim, interimmers of andere kosten.
