Zakelijke maaltijden onbelast vergoeden: hoe werkt het?
Voor maaltijden met een overwegend zakelijk karakter geldt een gerichte vrijstelling. Maar hoe zit dat precies?
Wanneer maaltijden voor meer dan 10 procent zakelijk zijn, worden ze beschouwd als zakelijke maaltijden. Dit zijn enkele situaties waarin sprake is van een zakelijke maaltijd:
- Als een werknemer door zijn werk tussen 17.00 en 20.00 uur niet thuis kan eten.
- Bij (onverwacht) overwerk of werk op koopavonden.
- Therapeutisch mee-eten.
- Werkzaamheden aan boord van vliegtuigen, schepen, boorplatforms of kermiswagens.
- Als de maaltijd onderdeel is van tijdelijke verblijfskosten.
Wanneer een werkgever een zakelijke maaltijd vergoedt, kan hij de werkelijke kosten onbelast vergoeden. Hij kan ook kiezen voor het normbedrag van € 3,95 voor maaltijden in bedrijfskantines. Dit bedrag geldt ongeacht waar de maaltijd wordt gekocht, of dat nu een restaurant, bakker of supermarkt is.
Therapeutisch mee-eten
Werknemers in de gezondheids- of welzijnszorg die verplicht zijn samen te eten met patiënten, pupillen of bewoners, hoeven voor dit therapeutisch mee-eten niets bij hun loon te tellen.
Studiedagen
Maaltijden tijdens studiedagen zijn gericht vrijgesteld en mogen onbelast verstrekt of vergoed worden.
Tijdelijke verblijfskosten
Maaltijden als onderdeel van tijdelijke verblijfskosten zijn onbelast. Dit geldt voor:
- Dienstreizen.
- Zakelijke besprekingen met klanten buiten de vaste werkplek.
- Werkzaamheden op niet-permanente locaties, zoals wegenbouwers, bouwvakkers en filmcrewleden.
- Reizen van mobiele en ambulante werknemers, zoals vertegenwoordigers en accountants.
Tijdelijk verblijf
Er is sprake van tijdelijk verblijf in de volgende gevallen:
- Bij een ambulante werknemer.
- Bij een werknemer die om zakelijke redenen woon-werkverkeer heeft tussen een tijdelijke verblijfplaats en zijn werkplek, bijvoorbeeld bij tijdelijke projecten of tijdens de wettelijke proeftijd.
Ambulante werknemers
Een werknemer is ambulant als:
- Hij vanuit zijn woning naar verschillende arbeidsplaatsen reist.
- Hij minstens één dag per week heen en weer reist tussen zijn woning en dezelfde arbeidsplaats, en dit doet op maximaal 20 dagen (het 20-dagencriterium).
Let op: als de werknemer niet meer ambulant is, wordt de vergoeding vanaf dat moment als loon beschouwd. Dit loon kan ook als eindheffingsloon worden aangewezen, wat ten laste komt van de vrije ruimte.
Geen zakelijke maaltijd
In de volgende situaties is geen sprake van een zakelijke maaltijd:
- Maaltijden in bedrijfskantines.
- Maaltijden tijdens personeelsuitjes of feesten met een overwegend consumptief karakter.
Deze maaltijden worden tot het loon gerekend en kunnen als eindheffingsloon worden aangewezen, wat ten laste komt van de vrije ruimte.
