Ziekmelden via WhatsApp: wat mogen werkgevers verwachten van hun medewerkers?

Steeds vaker melden werknemers zich ziek via WhatsApp. Het is snel, laagdrempelig en voelt voor velen als een logische stap. Maar mag dat eigenlijk wel? En hoe ga je hier als werkgever professioneel mee om?

Geen wettelijke verplichting tot bellen

De wet schrijft niet voor hoe een ziekmelding moet plaatsvinden. Er is dus geen wettelijke eis dat dit telefonisch moet gebeuren. Toch is het belangrijk dat werkgevers duidelijkheid scheppen via een verzuimprotocol.

Verzuimprotocol als leidraad

Heeft jouw organisatie een verzuimprotocol waarin staat dat medewerkers zich telefonisch moeten ziekmelden? Dan mogen zij daaraan gehouden worden. Ontbreekt zo’n protocol of is het kanaal niet gespecificeerd? Dan mag een werknemer zelf kiezen – bijvoorbeeld WhatsApp, e-mail of sms – zolang de melding aantoonbaar is ontvangen.

Ziekmelding weigeren? Alleen in uitzonderlijke gevallen

Een ziekmelding via een ander kanaal dan voorgeschreven is geen reden om deze ongeldig te verklaren. Wel mag je als werkgever verzoeken om alsnog telefonisch contact op te nemen. Of iemand daadwerkelijk ziek is, bepaalt altijd de bedrijfsarts – niet de werkgever.

Wat mag je als werkgever vragen bij een ziekmelding?

Medische details blijven privé. Wel mag je vragen naar:

• Bereikbaarheidsgegevens
• Verpleegadres
• Verwachte duur van afwezigheid
• Lopende werkzaamheden of afspraken
• Of het gaat om een arbeidsongeval waarbij kosten mogelijk verhaald kunnen worden op een derde partij
• Of de werknemer onder een vangnetregeling van de Ziektewet valt

Alle andere medische informatie is uitsluitend voorbehouden aan de bedrijfsarts.

Bereikbaarheid tijdens ziekte

Een zieke werknemer hoeft niet continu bereikbaar te zijn, maar wel binnen redelijke termijn reageren. Structureel geen contact onderhouden kan worden gezien als het niet nakomen van re-integratieverplichtingen, wat kan leiden tot een loonstop.

Tips voor werkgevers

• Stel een helder verzuimprotocol op: geef aan hoe en wanneer medewerkers zich moeten ziekmelden.
• Communiceer verwachtingen: zorg dat medewerkers weten wat er van hen verwacht wordt qua bereikbaarheid.
• Respecteer privacy: vraag alleen naar informatie die je mag opvragen.

Documenteer communicatie: zorg dat ziekmeldingen goed worden vastgelegd, ongeacht het kanaal.