Hoe voorkom je veel gemaakte fouten bij de WKR?
De werkkostenregeling (WKR) biedt werkgevers de gelegenheid om onbelaste vergoedingen aan werknemers te geven. De WKR biedt kansen om personeel fiscaal vriendelijk te belonen, doch er zijn valkuilen die kunnen leiden tot onverwachte belastingheffingen. Hieronder zie je de meest voorkomende fouten met tips hoe deze fouten te vermijden.
- Niet geheel benutten van de vrije ruimte
Een veel voorkomende fout is dat werkgevers niet optimaal gebruikmaken van de vrije ruimte binnen de WKR. De vrije ruimte is een percentage van de totale fiscale loonsom van alle medewerkers samen en mag worden gebruikt voor onbelaste vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers.
TIP:
Plan jaarlijks vooruit en breng in kaart welke vergoedingen en verstrekkingen binnen de vrije ruimte kunnen vallen. Zet een strategisch plan op om deze ruimte slim te benutten. Dit vraagt om vooruitplannen en regelmatig controleren hoe je ervoor staat. - Vergoedingen foutief indelen
Het foutief indelen van vergoedingen en verstrekkingen als gerichte vrijstellingen of als onderdeel van de vrije ruimte kan uitmonden in een onjuiste berekening van de vrije ruimte.
TIP:
Zorg voor een helder overzicht van wat onder gerichte vrijstellingen valt, zoals reiskostenvergoedingen, en wat binnen de vrije ruimte moet worden ondergebracht. - Vergeten eindheffing te betalen
Als de vrije ruimte wordt overschreden, moet over het meerdere een eindheffing van 80% worden betaald. Het niet of te laat voldoen van deze eindheffing kan leiden tot boetes.
TIP:
Bewaak gedurende het jaar de benutting van de vrije ruimte en stel indien en waar nodig bij. Reserveer budget voor een mogelijke eindheffing om verrassingen te voorkomen. - Niet actueel houden van administratie
De Belastingdienst kan tot vijf jaar na dato controleren op de toepassing van de WKR. Een niet actuele of incomplete administratie kan bij een controle tot problemen leiden.
TIP:
Zie toe op een nauwkeurige en tijdige administratie van alle vergoedingen en verstrekkingen. Inclusief een onderbouwing van de keuzes binnen de WKR. - Specifieke uitzonderingen en vrijstellingen over het hoofd zien
Sommige vergoedingen en verstrekkingen kennen specifieke uitzonderingen of zijn geheel vrijgesteld van de WKR; bijvoorbeeld mobiele telefoons die noodzakelijk zijn voor het werk.
TIP:
Blijf goed op de hoogte van de regels en pas deze toe. Soms is het slim om advies te vragen om geen kansen te missen.
De WKR biedt werkgevers veel mogelijkheden, maar zorgvuldig plannen en uitvoeren is essentieel. Door valkuilen te vermijden, kunnen werkgevers volledig profiteren van de regeling zonder verrast te worden door onverwachte fiscale gevolgen.
