Reikwijdte afspraak gerichte vrijstelling vaste verblijfskostenvergoeding
De Kennisgroep loonheffing algemeen van de Belastingdienst heeft een standpunt ingenomen over de reikwijdte van een afspraak met de Belastingdienst over een verblijfkostenvergoeding.
Er is een afspraak gemaakt tussen de transportsector en de Belastingdienst over de toepassing van de gerichte vrijstelling voor de vaste verblijfskostenvergoedingen, conform artikel 40 van de cao Beroepsgoederenvervoer over de weg en verhuur van mobiele kranen.
Gerichte vrijstelling
De Belastingdienst neemt het standpunt in dat de betreffende verblijfskostenvergoedingen gericht vrijgesteld zijn in de zin van artikel 31a, tweede lid, onderdeel b, van de Wet op de loonbelasting 1964 (Wet LB 1964).
De gerichte vrijstelling is niet van toepassing wanneer de werknemer gratis gebruik kan maken van bedrijfskantinefaciliteiten. Het afgegeven standpunt is geldig, onder voorbehoud van wijzigingen in wet- en regelgeving en jurisprudentie die aanpassing en/of wijziging van het afgegeven standpunt absoluut nodig maken.
Kosten die chauffeur onderweg maakt
De verblijfskostenvergoedingen zien alleen toe op de kosten die een chauffeur onderweg maakt voor maaltijden (ontbijt/lunch/avondmaaltijd), overige consumpties en kleine uitgaven (sanitaire voorzieningen en waskosten).
Wanneer een werkgever onder de werkingssfeer van de cao Beroepsgoederenvervoer valt, kan hij voornoemde verblijfskosten van zijn chauffeurs volgens de in deze cao uitgewerkte regeling, gericht vrijgesteld vergoeden. Dit betekent dat de werkgever een vaste kostenvergoeding kan geven, zonder dat hij zelfstandig onderzoek hoeft te doen naar de werkelijke verblijfskosten.
Een werkgever, die niet onder de cao Beroepsgoederenvervoer valt, kan de tussen de transportsector en Belastingdienst gemaakte afspraak over de vaste verblijfkostenvergoedingen niet zonder meer ook toepassen op vergoedingen die hij betaalt aan zijn eigen chauffeurs. Dat is niet mogelijk om de reden dat, wanneer twee partijen een afspraak maken, een derde partij niet, of in elk geval niet zonder meer valt onder de reikwijdte van die afspraak.
Een werkgever kan de verblijfskosten wél conform de cao Beroepsgoederenvervoer gericht vrijgesteld vergoeden, mits hij aannemelijk maakt dat het chauffeurs betreft die vervoer verrichten (anders dan van personen) en dat zij vanuit kostenoogpunt in gelijke omstandigheden verkeren als chauffeurs die onder de cao Beroepsgoederenvervoer vallen. De werkgever moet daarnaast dezelfde voorwaarden gebruiken en dezelfde vergoedingen geven als die gelden volgens de cao Beroepsgoederenvervoer.
Onderzoek naar werkelijk gemaakte kosten
Een werkgever mag op grond van artikel 31a, vierde lid, Wet LB 1964 een onbelaste vaste vergoeding geven voor kosten waarvoor een gerichte vrijstelling geldt. Hierbij geldt als voorwaarde dat aan de vaste vergoeding een onderzoek naar de werkelijk gemaakte kosten ten grondslag ligt.
De wet geeft niet aan op welke wijze een onderzoek, zoals bedoeld in voornoemd artikel, moet worden uitgevoerd. Uit de wet is niet af te leiden dat een werkgever het onderzoek zelf moet verrichten.
Reikwijdte afspraak
De kennisgroep is van mening dat een werkgever niet kan volstaan met het verwijzen naar een onderzoek van een andere werkgever of een onderzoek dat is uitgevoerd in het kader van een cao. Niet alle chauffeurs hebben zonder meer dezelfde kosten. Dit is afhankelijk van bijvoorbeeld de sector waarbinnen zij werken.
Kan een werkgever aannemelijk maken dat sprake is van gelijkenis van werkzaamheden onder soortgelijke omstandigheden, dan is het volgens de kennisgroep aannemelijk dat de kosten die geacht worden te zijn begrepen in de onderhavige verblijfskostenvergoeding, zich in vergelijkbare mate voordoen.
In gelijke omstandigheden
Vanuit kostenoogpunt verkeren de chauffeurs dan in gelijke omstandigheden als chauffeurs die onder cao Beroepsgoederenvervoer vallen. De werkgever kan in die situatie aansluiten bij de afspraak die is gemaakt over de toepassing van de gerichte vrijstelling voor de vaste verblijfskostenvergoedingen conform de cao Beroepsgoederenvervoer.
Voorbeeld
Een uitzendbureau is op grond van artikel 8 Wet allocatie arbeidskrachten door intermediairs verplicht om de door hem uitgeleende vrachtwagenchauffeurs een beloning te betalen conform de cao Beroepsgoederenvervoer (inclusief de kostenvergoedingen). De uitgeleende vrachtwagenchauffeurs werken onder dezelfde omstandigheden als de chauffeurs van de inlener.
In deze situatie mag het uitzendbureau aan de vrachtwagenchauffeurs, zonder kostenonderzoek, een gericht vrijgestelde vaste verblijfskostenvergoedingen geven op basis van artikel 40 van de cao Beroepsgoederenvervoer.
Geen gelijkenis
Als onvoldoende aannemelijk is dat sprake is van gelijkenis van werkzaamheden onder soortgelijke omstandigheden, is het niet mogelijk om de in deze cao opgenomen afspraak over vaste verblijfskostenvergoedingen zomaar over te nemen. Wel is het mogelijk om voor die andere situatie een afspraak te maken met de voor de werkgever bevoegde inspecteur.
